Schreiners Büro - Anwenderforum

Hallo Herr Dinklage,
ich habe den "Mandanten-Rundbrief April 2024" meines Steuerberaters erhalten, worin er im E-mail-Anschreibenm auf folgendes hinweist:

"Ein weiteres Thema für Unternehmer-Mandanten wird die Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich (business-to-business) zwischen inländischen Unternehmen ab 01. Januar 2025 mit einem Übergangszeitraum bis zum 31.12.2026, für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr von nicht mehr als 800.000.- € bis zum 31. Dezember 2028.
Bitte informieren Sie sich hierzu rechtzeitig bei Ihrem Softwarepartner über die geplante Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben."

Nun meine Frage:
- Ist "XRechnung" das gleiche wie die "E-Rechnung" ?
- In SB kann ich XRechnungen generieren und versenden, kann ich auch XRechnung (E-Rechnung) empfangen bzw. verarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
W. Schäuble

Hallo Herr Schäuble,

» - Ist "XRechnung" das gleiche wie die "E-Rechnung" ?

ja. Schreiners Büro erstellt schon heute alternativ zur PDF-Rechnung eine XRechnung und erfüllt damit die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung.

» - In SB kann ich XRechnungen generieren und versenden, kann ich auch
» XRechnung (E-Rechnung) empfangen bzw. verarbeiten.

Empfangen werden Sie eine XRechnung vom Lieferanten vermutlich per Mail und zur Prüfung werden Sie dann einen XML-Reader benutzen.

Sie können die XRechnung eines Lieferanten dann - wie heute schon eine PDF-Rechnung - z.B. zur Dokumentation als Fremddatei in Schreiners Büro hochladen.

Verarbeitet bzw. archiviert wird die Lieferantenrechnung dann in der Buchhaltung.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Hallo Herr Dinklage,

ich befasse mich gerade mit E-Rechnung/XRechnung in und um SB, und mir stellt sich die eine oder andere Frage.

Sie haben mir im April geantwortet:

» Empfangen werden Sie eine XRechnung vom Lieferanten vermutlich per Mail und
» zur Prüfung werden Sie dann einen XML-Reader benutzen.

soweit so gut, dann habe ich eine XML-Datei in meinem System die ich speichern kann. Anschauen und kontrollieren kann ich die Datei mit einem XML-Reader.

» Sie können die XRechnung eines Lieferanten dann - wie heute schon eine
» PDF-Rechnung - z.B. zur Dokumentation als Fremddatei in Schreiners Büro
» hochladen.

1. Frage:
Aber wie kommt die XRechnung in meine OPo´s in SB? ...per Hand eintippen, ...naja wenn es nicht anders geht.
---> wäre eine Schnittstelle, zum einlesen der XML-Datei in SB, in die OPo´s, möglich?

2. Frage:
Ich denke, hochladen als Anhang beim Lieferanten-OPo, wenn ich den OPo händisch angelegt habe, wäre richtiger. Nicht nur beim Lieferanten (als Anhang)!
--> Dazu fehlt jedoch die Möglichkeit, Anhänge, beim Anlegen von Lieferanten-Rechnung als OPo, hochzuladen.
Wenn dann der Anhang (Lieferanten-Rechnung in den OPo´s) automatisch auch beim jeweiligen Lieferanten abgelegt/hochgeladen wäre, ware das sehr toll.

(ich hoffe ich habe es verständlich geschrieben, wie ich es meine ;-))

Viele Grüsse
W. Schäuble

Hallo Herr Schäuble,

» 1. Frage:
» Aber wie kommt die XRechnung in meine OPo´s in SB? ...per Hand eintippen,
» ...naja wenn es nicht anders geht.
» ---> wäre eine Schnittstelle, zum einlesen der XML-Datei in SB, in die
» OPo´s, möglich?

zur Erstellung eines Zahlungsauftrags für einen vorhandenen Lieferanten sind lediglich das Belegdatum, die Rechnungsnummer und der Rechnungsbetrag einzusetzen.

Die Programmierung einer Schnittstelle, die die unterschiedlichen E-Rechnungs-Formate (UBL, CII als XML-Datei bzw. ZUGFeRD) lesen und verarbeiten kann, ist sehr aufwendig und deswegen nicht vorgesehen.


» 2. Frage:
» Ich denke, hochladen als Anhang beim Lieferanten-OPo, wenn ich den OPo
» händisch angelegt habe, wäre richtiger. Nicht nur beim Lieferanten (als
» Anhang)!
» --> Dazu fehlt jedoch die Möglichkeit, Anhänge, beim Anlegen von
» Lieferanten-Rechnung als OPo, hochzuladen.
» Wenn dann der Anhang (Lieferanten-Rechnung in den OPo´s) automatisch auch
» beim jeweiligen Lieferanten abgelegt/hochgeladen wäre, ware das sehr toll.

Die Zahlungsaufträge können nach Erledigung normalerweise gelöscht werden, insofern wäre das der falsche Ort, um Anhänge zu nutzen.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Hallo Herr Schäuble, hallo liebe Kolleginnen und Kollegen, und hallo Herr Dinklage,

wir beschäftigen uns ebenfalls intensiv mit dem Thema E-Rechnung und wie wir dieses am besten umsetzen können. Die aktuelle SB-Variante, bei der die Rechnung entweder nur als PDF oder als xRechnung möglich ist, erscheint uns ebenfalls nicht ideal. Wir verstehen, dass von Seiten SB geprüft werden muss, wie viel Aufwand zusätzliche Funktionen verursachen. Dennoch möchten wir ein paar Gedanken dazu teilen:

Bei Privatkunden ist die Situation klar – sie erhalten die Rechnung als PDF. Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein, vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch eine Übergangszeit gibt.

In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich, dies unkompliziert zu ändern?

Auch buchhalterisch müssen wir klären, wie wir mit dieser Doppelbelegart umgehen. Die digitale Rechnung kann wahrscheinlich automatisch eingelesen werden, während die PDF, wie bisher, manuell erfasst werden muss. Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch bei Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung erleichtern.

Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen, gilt ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der Fall, wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der Digitalisierung ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine Belege an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.

Wir gehen aktuell davon aus, dass die Banking-Software zukünftig Erweiterungen erhalten wird, um E-Rechnungen einzulesen. Der Zahlungsverkehr würde dann darüber abgewickelt werden, was allerdings bedeutet, dass eine weitere Software hinzukommt.

Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion in SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen angeboten werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen. Zudem ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.

Ein Handwerkskollege hat uns kürzlich den Tipp gegeben, dass es eventuell sinnvoll wäre, Zahlungsverkehr, Belegarchivierung und Buchhaltungsvorbereitung über „DATEV Unternehmen Online“ abzuwickeln. Dort könnten alle Belege erfasst und für die Buchhaltung vorbereitet werden. Das könnte eine interessante Lösung sein. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass PDF-Belege trotzdem manuell erfasst werden müssen. Aus diesem Grund fänden wir eine E-Rechnung mit integrierter PDF sehr vorteilhaft.

Mit freundlichen Grüßen und viel Erfolg bei der Arbeit!

Hallo Herr Heer,

» Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein,
» vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch eine
» Übergangszeit gibt.

da sind Sie falsch informiert. Die Übergangsfrist gilt für den Ersteller der E-Rechnung, nicht für den Empfänger. Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

» In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie
» verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der
» Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich, dies
» unkompliziert zu ändern?

Das geht natürlich, wird aber nicht vorkommen, weil Sie jedem Geschäftskunden ohne Rückfrage eine E-Rechnung ausstellen können, die er akzeptieren muss.

» Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch bei
» Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung
» erleichtern.

Ich bitte Sie, sich nochmal die Anleitung "E-Rechnung für Einsteiger - Fragen & Antworten" anzusehen, insbesondere den Abschnitt "Warum erstellt Schreiners Büro keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?"

https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen.html

» Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum,
» Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen, gilt
» ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der Fall,
» wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche
» Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der Digitalisierung
» ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine Belege
» an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig
» erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell
» zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.

Sie werden zukünftig einen XML-Reader für XRechnungen verwenden und können dort auch per Cut+Paste die Daten in den Zahlungsauftrag übernehmen. Alternativ verwenden Sie die Bankingsoftware für die Zahlungen.

» Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion in
» SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen angeboten
» werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu
» einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen. Zudem
» ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.

Die Archivierung von Rechnungen ist Aufgabe der Buchhaltung und nicht von Schreiners Büro. Rechtssicher sind die eingehenden Belege so abzulegen, wie sie gekommen sind, d.h. digitale Rechnungen digital, Rechnungen per Post auf dem Papier. Dass gilt übrigens auch für die ausgehenden Belege, d.h. wenn Sie eine Kundenrechnung ausdrucken und per Post versenden, müssen Sie auch die Papierform archivieren. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren Steuerberater, wie Sie Ihre Belege rechtsicher archivieren können.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

» Hallo Herr Heer,
»
» » Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein,
» » vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch
» eine
» » Übergangszeit gibt.
»
» da sind Sie falsch informiert. Die Übergangsfrist gilt für den Ersteller
» der E-Rechnung, nicht für den Empfänger. Ab 01.01.2025 müssen alle
» Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das ist zwar richtig, trotzdem können innerhalb der Übergangsfristen in Absprache mit dem B2B Kunden noch PDF Rechnungen gesendet werden (Siehe IHK Aufstellung). Ist eigentlich auch logisch (wenn der Gesetzgeber erlaubt in der Übergangsfrist welche zu schreiben, muss das Gegenüber sie auch verarbeiten dürfen).
»
» » In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie
» » verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der
» » Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich,
» dies
» » unkompliziert zu ändern?
»
» Das geht natürlich, wird aber nicht vorkommen, weil Sie jedem
» Geschäftskunden ohne Rückfrage eine E-Rechnung ausstellen können, die er
» akzeptieren muss.
Perfekt, wenn das sauber durchläuft.
»
» » Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch
» bei
» » Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung
» » erleichtern.
»
» Ich bitte Sie, sich nochmal die Anleitung "E-Rechnung für Einsteiger -
» Fragen & Antworten" anzusehen, insbesondere den Abschnitt "Warum erstellt
» Schreiners Büro keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?"
»
» https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen.html
Hab ich gelesen und auch verstanden. Trotzdem wäre es , im Rahmen einer durchgängigen digitalen Verarbeitung, ein Vorteil für mich als Anwender.
»
» » Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum,
» » Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen,
» gilt
» » ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der
» Fall,
» » wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche
» » Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der
» Digitalisierung
» » ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine
» Belege
» » an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig
» » erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell
» » zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.
»
» Sie werden zukünftig einen XML-Reader für XRechnungen verwenden und können
» dort auch per Cut+Paste die Daten in den Zahlungsauftrag übernehmen.
» Alternativ verwenden Sie die Bankingsoftware für die Zahlungen.
Ja sicher, deshalb von mir auch der Hinweis auf die Banking-Sofware (zum automatischen einlesen, statt Tippen oder Cut+Paste).
»
» » Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion
» in
» » SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen
» angeboten
» » werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu
» » einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen.
» Zudem
» » ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.
»
» Die Archivierung von Rechnungen ist Aufgabe der Buchhaltung und nicht von
» Schreiners Büro. Rechtssicher sind die eingehenden Belege so abzulegen, wie
» sie gekommen sind, d.h. digitale Rechnungen digital, Rechnungen per Post
» auf dem Papier. Dass gilt übrigens auch für die ausgehenden Belege, d.h.
» wenn Sie eine Kundenrechnung ausdrucken und per Post versenden, müssen Sie
» auch die Papierform archivieren. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren
» Steuerberater, wie Sie Ihre Belege rechtsicher archivieren können.
Genau, wie von mir beschrieben (rechtssichere Ablage in SB nicht möglich). Die DATEV-Lösung war als Vorschlag gedacht, möglicherweise sogar mit Zahl- bzw. Einlesefunktion. Vielleicht haben die Kollegen noch andere Ideen.

Viele Grüsse, Werner Heer

»
» Viele Grüsse
» Hermann Dinklage