Schreiners Büro - Anwenderforum

Briefbogen-Datei erstellen

Schreiners Büro erzeugt alle Kundenbelege (Angebot..Rechnung) und Briefe als PDF-Datei. Hierbei können Sie wählen, ob Sie den Beleg "ohne Briefbogen" oder "mit Briefbogen" erstellen wollen.

Wählen Sie "ohne Briefbogen", wird der Beleg als neues PDF auf neutralem Hintergrund (weiss) ausgegeben. Den Beleg können Sie dann auf Ihr Briefpapier ausdrucken.

Wählen Sie "mit Briefbogen", wird eine vorher hinterlegte Briefbogen-Datei Ihres Briefpapiers als Hintergrund mit ausgegeben. Dies macht dann Sinn, wenn Sie kein gesondertes Briefpapier verwenden wollen oder auch, wenn Sie z.B. ein Angebot per E-Mail versenden wollen und das Angebot genauso aussehen soll, wie wenn es auf Ihr Briefpapier ausgedruckt worden wäre. Hierbei wird die Briefbogen-Datei in den Kundenbeleg eingebunden, es wird sozusagen auf den Briefbogen gedruckt.

Seitenanzahl der Briefbogen-Datei

Einseitige Briefbogen-Datei: Die Briefbogen-Datei enthält eine Seite, wenn Sie für alle Seiten eines Belegs den gleichen Briefbogen verwenden wollen.

Zweiseitige Briefbogen-Datei: Die Briefbogen-Datei enthält zwei Seiten, wenn für die erste Seite eine anderer Briefbogen als für die zweite und alle restlichen Seiten verwendet werden soll. Hierbei wird die erste Seite der Briefbogen-Datei für die erste Seite des Belegs und die zweite Seite der Briefbogen-Datei für die zweite und alle weiteren Seiten des Belegs verwendet.

Anforderungen Briefbogen-Datei

Eine Briefbogen-Datei ist eine ein- oder zweiseitige PDF-Datei, die z.B. mit einem Grafikprogramm wie Corel Draw erstellt werden kann.

Hier sind die Anforderungen zur Erstellung einer Briefbogen-Datei:

• Einseitige bzw. zweiseitige PDF-Datei
• Seitenformat DIN A4 (210,0 mm Breite x 297,0 mm Höhe)
• Dateiname in Kleinschrift ohne Leerzeichen/Sonderzeichen/Umlaute (z.B. meier.pdf oder tischlerei-mueller.pdf)
• Keine oder nur kleine Bitmap-Grafiken, besser Vektorgrafiken
• Dateigrösse maximal 100 KB
• PDF 1.3 (Acrobat 4.x) Format

Im Lieferumfang von Schreiners Büro ist die Briefbogen-Datei beispiel.pdf als Muster enthalten. Die Musterdatei beispiel.pdf wird beim Update von Schreiners Büro aktualisiert/überschrieben. Wählen Sie für Briefbogen-Dateien einen anderen Dateinamen als beispiel.pdf.

Zuordnung der Briefbogen-Datei

Die Briefbogen-Datei muss im Verzeichnis /vorlagen auf dem Webserver hinterlegt werden und anschliessend in der entsprechenden Formatvorlage (Service/Belege/Formatvorlagen) unter "Briefbogen-Datei" zugeordnet werden.

Es können beliebig viele Briefbogen-Dateien hinterlegt werden.

Wichtige Hinweise & Tipps

Grafiken

Verwenden Sie bei der Erstellung der Briefbogen-Datei möglichst keine oder nur kleine Bitmap-Grafiken, da diese die Dateigrösse stark erhöhen. Dies benötigt zum einen mehr Speicherplatz und zum anderen auch mehr Zeit beim E-Mail-Versand. Verwenden Sie besser Vektorgrafiken, die deutlich kleiner sind und zudem sauberer ausgedruckt werden.

Bedenken Sie, dass jeder Kundenbeleg, der auf der Briefbogen-Datei basiert, um den Umfang der Briefbogen-Datei grösser wird.

Erstellen/Speichern

Einige Programme zur Erstellung/Bearbeitung von PDF-Dateien (z.B. Acrobat Distiller) erstellen bei Änderungen der PDF-Datei keine komplett neue Datei, sondern speichern die Änderungen als Anhang innerhalb der PDF-Datei (Incremental Update). Dies macht die Datei grösser als nötig.

Speichern Sie die letztgültige Version bei der Erstellung immer unter einem neuen Dateinamen ab, damit die PDF-Datei in jedem Falle komplett neu geschrieben wird.

PDF-Format

Erstellen Sie die Briefbogen-Datei nach Möglichkeit im Format PDF 1.2 (Acrobat 3.x), da diese in der Regel kleiner als eine Datei im Format PDF 1.3 (Acrobat 4.x) ist.

Probleme/Fehler bei der Weiterverarbeitung der Briefbogen-Datei

Es gibt eine Fülle von kostenpflichtigen und kostenlosen Programmen zur Erstellung von PDF-Dateien. Nicht alle Programme halten sich bei der Erzeugung einer PDF-Datei an die Adobe-Spezifikationen.

Diese Dateien sind fehlerhaft, was nicht sogleich auffällt, da der Acrobat Reader diese Fehler teilweise toleriert. Bei der Weiterverarbeitung mit Schreiners Büro kann es aber Probleme geben, da hierbei die Datei nicht nur gelesen sondern mit den Inhalten eines Belegs (z.B. Angebot) zusammengefügt wird.

Wenn Fehler bei der Erzeugung von Belegen mit einer erstellten Briefbogen-Datei auftreten, versuchen Sie, die Briefbogen-Datei mit einem anderen Programm nochmals zu erstellen.