Board-AnsichtPapierlose Auftragsakte (Anwendung)
Hallo Herr Dinklage,
es ist nicht immer einfach in ein paar Sätzen zu antworten.
Grundsätzlich könnte man Servicearbeiten beim Kunden schon über SB papierlos abwickeln. Bei der Projektakte geht es uns aber mehr darum, dass alle Informationen die zu einem Auftrag nötig sind allen zugänglich zu machen. Also so eine Art Projektdokumentation. Das heisst es wird der chronologische Ablauf mit allen Informationen, Änderungen, Besprechungen, Probleme usw. aufgeführt. Das versuchen ja Programme wie Craftnote oder MemoMeister abzubilden. Die Informationen können da meist sehr einfach eingefügt werden. Oft genügt ein Bild zu machen, Infos ins Bild zu schreiben oder eine Nachricht zu diktieren. Die Programme sind auf dem Handy installierbar und man benötigt keinen VPN-Tunnel. Das alles passiert in Echtzeit, man muss auch nicht warten bis man wieder im Geschäft ist.
Nicht so gut gelöst finden wir die Aufgabenzuordnung dieser Programme. Deshalb haben wir uns für MeisterTask entschieden. Da können auch (eigene) Aufgabenfilter gesetzt werden, damit einem die Aufgabenflut nicht erschlägt. Das Ganze funktioniert mit drag and drop und die Bilder, PDFs sind als Miniaturansicht schon sichtbar. Das alles erleichtert die Handhabung. Dabei handelt es sich um eine Kanbanansicht. Durch einfaches weiterziehen kann z.B. automatisch der Status geändert werden.
Das alles kann durchaus auch über SB abgewickelt werden. Halt eben für unseren Geschmack nicht so flüssig. Es sind viele clicks nötig, Dateien müssen hochgeladen werden. Werden Sie geändert müssen sie zuerst heruntergeladen, dann wieder neu hochgeladen und neu Verschlagwortet werden. Ggf. muss die alte Datei gelöscht werden. Eine Dateivorschau ist nicht vorhanden. Dafür ist alles beim Kunden. Das schmerzt uns auch bei unserer Lösung. 2 Bearbeitungssysteme ist nicht so gut wie ein System (Vorteil SB).
Auch optisch macht es Spaß. Wir haben z.B. eine Aufgabenkarte "fehlendes Werkstattmaterial". Der Kollege öffnet die Karte, wählt Foto aus, fotografiert den fehlenden Artikel. Er kann, brauch aber nichts dazu zu schreiben, das Foto erklärt meist alles, ansonsten schreibe ich ihm eine Chatnachricht als Rückfrage. Wir sehen was fehlt, ziehen die Karte in die Bestellerfassungsspalte und bei der nächsten Bestellung schieben wir die virtuelle Karte weiter in "bestellt". Das alles sieht der Mitarbeiter und wenn es kommt, fotografiert er den Lieferschein fügt ihn zur Bestellung hinzu und schiebt die Karte weiter "geliefert". Theoretisch ist das alles auch über SB darstellbar, aber eben nicht ganz so smart.
Und für die Aufträge/Projekte versuchen wir einen ähnlichen Fluss hinzubekommen.
Wie gesagt, ist unser Weg. Jeder wie er zurecht kommt.
GR
Werner Heer
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