SB News 10/2010

Verrechnung von Akonto-Rechnungen

An der Hotline kommt immer mal wieder die Frage auf, wie eine nur teilweise bezahlte Akonto-Rechnung in die Schlussrechnung zu übernehmen bzw. zu verrechnen ist. Schreiners Büro kennt grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Akonto-Verrechnung:

1. Soll-Verrechnung

Bei Akonto-Rechnungen mit langfristigen Zahlungszielen bzw. langen Bearbeitungszeiten beim Kunden kann es vorkommen, dass die Schlussrechnung inkl. Verrechnung von Akonto-Rechnungen gestellt werden muss, obwohl die (letzte) Akonto-Rechnung noch gar nicht bezahlt wurde.

Hierbei wird die Akonto-Rechnung genauso mit der Schlussrechnung verrechnet, wie sie gestellt worden ist. Ob die Akonto-Rechnung zum Zeitpunkt der Verrechnung gar nicht, teilweise oder komplett bezahlt wurde, ist hierbei egal.

Bei der Soll-Verrechnung besteht auch nach Verrechnung noch die Möglichkeit, für die unbezahlte bzw. teilweise bezahlte Akonto-Rechnung eine Zahlungserinnerung/Mahnung zu schreiben.

2. Ist-Verrechnung

Bei der Ist-Verrechnung kann die Akonto-Rechnung an den tatsächlich erhaltenen Zahlbetrag angepasst werden, bevor diese in einer Rechnung verrechnet wird.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

• Soweit nicht schon geschehen, Teilzahlung in den Offenen Posten der Akonto-Rechnung eintragen
• Betreffende Akonto-Rechnung im Auftrag überschreiben
• Bei "An erhaltene Anzahlung anpassen" Ja auswählen
• Beleg überschreiben und ggf. ausdrucken

Die Akonto-Rechnung ist jetzt herunter korrigiert, d.h. der Akonto-Betrag stimmt mit dem tatsächlich erhaltenen Zahlbetrag überein.

Achten Sie bitte darauf, dass Sie Ihren Kunden auf die Korrektur der Akonto-Rechnung hinweisen (z.B. durch einen Hinweis im Rechnungsnachtext sowie korrigierte Akonto-Rechnung an Rechnung anheften), da Sie sonst in der Summe (alte Akonto-Rechnung und Schlussrechnung) zuviel Umsatzsteuer ausweisen würden.

Was tun, wenn die nicht komplett bezahlte Akonto-Rechnung versehentlich schon in voller Höhe verrechnet wurde?

Um die Akonto-Rechnung herunter korrigieren zu können, müssen Sie die Verrechnung rückgängig machen:

• Schlussrechnung überschreiben
• Häkchen zur Verrechnung der Akonto-Rechnung entfernen
• Beleg erzeugen

Nun ist die Akonto-Rechnung wieder unverrechnet/frei und kann entsprechend der Ist-Verrechnung (siehe Punkt 2.) an den tatsächlich erhaltenen Zahlbetrag angepasst werden und anschliessend wieder verrechnet werden.

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