Reparaturauftrag komplett digital durchführen

Der nachfolgende Ablauf zeigt auf, wie Sie einen Montage- und/oder Reparaturauftrag in Schreiners Büro komplett digital durchführen können.

Ein Kunde ruft an, um Ihnen einen Auftrag für eine Reparatur zu erteilen.

Sie öffnen Schreiners Büro und legen einen neuen Auftrag an.
Sie geben im Auftrag die Bezeichnung ein, wählen die Auftragsgruppe "Reparatur" aus und fügen ggf. noch eine Bemerkung an.
Wenn Sie mit Kopiervorlagen arbeiten, könnten Sie noch gängige Materialverkaufs-Positionen in den Auftrag kopieren, um dem Mitarbeiter später die Buchung des Materials zu erleichtern.
Sie klicken im Auftrag auf den zusätzlichen Button zur direkten Erstellung einer neuen Aufgabe für den Auftrag.
Es öffnet sich ein Fenster mit der neuen Aufgabe, hierbei werden automatisch aus dem Auftrag übernommen:

Auftrag (Nummer Bezeichnung, Kundenname und Ort) als Bezug
Fertigungs- oder Liefertermin als Termin, sind beide Termine im Auftrag vorhanden, wird das spätere Datum als Termindatum für die Aufgabe übernommen.
Auftragsgruppe "Reparatur" als Aufgabenart, wenn Aufgabenart "Reparatur" mit gleichem Kürzel vorhanden ist

Der Mitarbeiter wird über die neue Aufgabe, d.h. über den Reparaturauftrag informiert.

Der Mitarbeiter sieht in der Web-App von Schreiners Büro seinen heutigen Termin und die verlinkte Aufgabe.

Er klickt in der Aufgabe ggf. auf den Routenplaner-Button, um sich über den Auftragsort zu informieren.
Er sieht sich zur Information ggf. den Beleg "Montageauftrag" mit allen relevanten Auftragsdaten (Kundenanschrift usw.) auf dem Tablet oder am Werkstatt-PC an.

Der Mitarbeiter fährt zum Kunden und erledigt den Auftrag.
Danach bucht er direkt vor Ort beim Kunden auf seinem Tablet/Smartphone seine Zeiten und das benötigte Material. Hierfür nutzt er entsprechende Links in der Aufgabe, die ihn direkt zum Buchen auf den voreingestellten Auftrag führen.

Wenn Sie den Auftrag für das eventuell benötigte Material vorbereitend mit Verkaufspositionen (Verkauf Werkstoff, Verkauf Beschlag, Verkauf Artikel) versehen haben, wählt der Mitarbeiter beim Buchen einfach das benötigte Material aus der Liste aus.
Ist kein passendes Material vorgegeben, kann er das Material auch allgemein (ohne Zuordnung) buchen und Sie ergänzen später vor der Abrechnung das wirklich verwendete Material.

Er ergänzt in der Aufgabe den Montageauftrag ggf. um eine Anmerkung, klickt an, dass die Arbeiten abgeschlossen sind und erzeugt den Beleg "Montageauftrag" als PDF mit Übernahme/Ausgabe der gebuchten Stunden und des Materials.
Er speichert das erzeugte PDF auf dem Tablet und lässt den Kunden den Montageauftrag auf dem Tablet gegenzeichnen.
Er hängt die unterschriebene PDF-Datei des Montageauftrags an die Aufgabe an und setzt den Status der Aufgabe auf erledigt.

Sie sehen als Ersteller der Aufgabe direkt in Schreiners Büro, dass die Aufgabe geändert und von Ihnen noch nicht gelesen wurde.
Sie rufen die Aufgabe auf, kontrollieren den als Anhang vorhandenen Montageauftrags-Beleg und kopieren diesen ggf. zur Dokumentation als Anhang in den Auftrag.
Anschliessend können Sie die erledigte Aufgabe löschen.

Sie rufen den Auftrag auf.
Sie löschen ggf. die als Vorlage/Buchungshilfe eingefügten Materialverkaufs-Positionen.
Sie übernehmen die gebuchten Lohn- und Materialkosten direkt als Positionen in den Auftrag.
Sie ändern ggf. die Positionen mit allgemeinen Materialbuchungen (ohne Zuordnung) auf das wirklich verwendete Material ab.
Sie erzeugen und speichern die Rechnung, öffnen über den Mailbutton Ihr E-Mail-Programm, ziehen die Rechnung als Anhang in die Mail und senden die Mail an den Kunden.
Ihr Auftrag ist somit erledigt und abgerechnet.

Der Kunde zahlt die Rechnung und Sie lesen Ihren Kontoauszug zum Ausgleich des offenen Postens in Schreiners Büro ein.

Sind Bestellungen für den Auftrag nötig, können Sie entweder mehrere Aufgaben (Bestellung, Durchführung der Reparatur) an verschiedene Mitarbeiter für den Auftrag erstellen oder erst die Aufgabe zur Bestellung erstellen und diese Aufgabe dann nach Erledigung an den Mitarbeiter zur Ausführung weitergeben.
Der Mitarbeiter kann den Montageauftrags-Beleg als Formular ausdrucken, zum Ausfüllen zum Kunden mitnehmen und anschliessend an Sie weitergeben.
Die Zeiten und/oder das Material werden vom Mitarbeiter später in der Werkstatt selbst gebucht oder auch von einem Büromitarbeiter für den Mitarbeiter gebucht, wenn der Mitarbeiter selbst keine Zeiten oder Material bucht.
Alternativ können Sie nach Rückerhalt/Erledigung der Aufgabe den Empfänger der Aufgabe ändern, z.B. an einen Büromitarbeiter, der die Abrechnung durchführt.
Alternativ können Sie auch den Beleg Lohn- und Materialkosten als Beleg unter dem Menüpunkt Auswertung erstellen, die Lohn- und Materialkostensummen jeweils als eine Position anlegen und anschliessend nach Rechnungserstellung den Lohn- und Materialkostenbeleg zur Rechnung hinzufügen.