Schreiners Büro - Anwenderforum

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TiLoKis_SL


10.01.2024,
09:38 Uhr
 

Papierlose Auftragsakte (Anwendung)

Guten Tag Zusammen,

bisher haben wir für jeden Auftrag eine Akte in Papierform angelegt und alle Belege aus Schreiners Büro, von Lieferanten sowie Notizen und Skizzen dort gesammelt. Fotos haben wir per Mail/Whatsapp geschickt und dann auf unseren Server gespeichert.

Nun möchten wir das Ganze digitalisieren und soweit wie möglich Schreiners Büro dafür nutzen. Denn es gibt ja die Möglichkeit, Anhänge im Auftrag zu speichern.

Wir fragen uns nun, wo genau diese Anhänge gespeichert werden, innerhalb von SB? Muss dazu Platz auf dem Server eingerichtet werden?

Offenbar sollen Lieferanten Belege bei der Lieferanten Bestellung angehängt werden. Wie funktioniert dann die Zuordnung zum Auftrag?

Die ersten Mitarbeiter sind mit Tablets ausgestattet worden. Sie möchten Fotos von der Baustelle direkt zum Auftrag senden. Wie funktioniert das am Besten?
Bisher haben wir das per Whatsapp oder Email an eine Büromitarbeiterin geschickt. Das ist in meinen Augen aber kein dauerhafter Weg.

Ist diese Denkweise grundsätzlich falsch, ist Schreiners Büro nicht für die Digitalisierung des gesamten Auftragsablaufes nutzbar?

Wie arbeiten andere Anwender damit, bzw. welche anderen Dienste/Programme sind dafür nötig?

Über Vorschläge/Anwendungsbeispiele/Umsetzungen wären wir dankbar.

Viele Grüße
Sonja Lohse

H.Dinklage

10.01.2024,
10:57 Uhr

@ TiLoKis_SL

Papierlose Auftragsakte

Hallo Frau Lohse,


» bisher haben wir für jeden Auftrag eine Akte in Papierform angelegt und
» alle Belege aus Schreiners Büro, von Lieferanten sowie Notizen und Skizzen
» dort gesammelt. Fotos haben wir per Mail/Whatsapp geschickt und dann auf
» unseren Server gespeichert.
»
» Nun möchten wir das Ganze digitalisieren und soweit wie möglich Schreiners
» Büro dafür nutzen. Denn es gibt ja die Möglichkeit, Anhänge im Auftrag zu
» speichern.
»
» Wir fragen uns nun, wo genau diese Anhänge gespeichert werden, innerhalb
» von SB? Muss dazu Platz auf dem Server eingerichtet werden?

die Anhänge werden innerhalb von Schreiners Büro im /daten Verzeichnis abgelegt. Grundsätzlich sollte natürlich - auch unabhängig von den Anhängen- genug Platz auf dem Server vorhanden sein.

»
» Offenbar sollen Lieferanten Belege bei der Lieferanten Bestellung angehängt
» werden. Wie funktioniert dann die Zuordnung zum Auftrag?

In der Bestellung gibt es einen Bezug zum Auftrag. Wenn Sie einen Lieferantenbrief/-bestellung direkt im Auftrag erstellen, ist der Bezug schon gesetzt.

»
» Die ersten Mitarbeiter sind mit Tablets ausgestattet worden. Sie möchten
» Fotos von der Baustelle direkt zum Auftrag senden. Wie funktioniert das am
» Besten?

» Bisher haben wir das per Whatsapp oder Email an eine Büromitarbeiterin
» geschickt. Das ist in meinen Augen aber kein dauerhafter Weg.

Die Mitarbeiter haben in der Regel keinen direkten Zugriff auf die Aufträge. Wenn Sie Aufgaben verwenden, kann der Mitarbeiter die Fotos an die Aufgabe anhängen und an Sie zurücksenden und Sie übertragen dann die Bilder von der Aufgabe in die Anhänge des Auftrags. Alternativ sendet er Ihnen die Bilder wie bisher per Messenger oder Mail.

»
» Ist diese Denkweise grundsätzlich falsch, ist Schreiners Büro nicht für die
» Digitalisierung des gesamten Auftragsablaufes nutzbar?

» Wie arbeiten andere Anwender damit, bzw. welche anderen Dienste/Programme
» sind dafür nötig?
» Über Vorschläge/Anwendungsbeispiele/Umsetzungen wären wir dankbar.

Da kann ich nur für Schreiners Büro sprechen, da geht die Auftragsabwicklung auch komplett digital, als Beispiel hier ein Link zu der Anleitung "Reparaturauftrag komplett digital durchführen":

https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen/reparatur.html

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

wernerheer

11.01.2024,
07:58 Uhr

@ TiLoKis_SL

Papierlose Auftragsakte

Guten Morgen Fr. Lohse,
wir suchen auch schon lange nach einer passendenden und vor allem einfachen Lösung. Haben schon vieles ausprobiert. Aktuell machen wir Versuche mit einem sogenannten "collaboration tool" (collaboration = Zusammenarbeit). Auch hier gibt es viele Anbieter. So wie es aussieht passt zu uns "MeisterTask" ganz gut.

Theoretisch haben solche Tools eine (API-) Schnittstelle um mit anderen Programmen zusammen zu arbeiten. Das heißt im einfachsten Fall könnte ein Projekt oder eine Aufgabe aus der externen Software (bei uns Schreiners Büro) beim Anlegen eines Auftrags gleich einen Reiter/Karte im collaboration tool angelegt werden (z.B. mit der Info Auftragsnummer, Kundenname, Tel. usw.). Das kann man aber glaube ich nicht selbst machen (wir zumindest nicht :-)).

Aktuell legen wir eben parallel zu SB immer in MeisterTask eine Projektkarte und ggf. eine Unterprojektkarte händisch an.

Die Kommunikation innerhalb dieser Tools ist einfach und macht den Kollegen auch Spaß. Sie kann auch Mitarbeiterbezogen beschränkt werden. Es können Bilder, Dokumente, interne chats geteilt werden. Nach Auftragsabschluss drucken wir den Kommunikationsverlauf aus und laden die hochgeladenen Bilder u. Dokumente herunter und speichern sie im Kundenverzeichnis, falls man später mal etwas nachschauen will.

So, das sind unsere Erfahrungen. Vielleicht gibt es ja Kollegen die bessere Vorschläge haben. Würde mich interessieren.

GR
Werner Heer

H.Dinklage

11.01.2024,
08:29 Uhr

@ wernerheer

Papierlose Auftragsakte

Hallo Herr Heer,

was spricht für Sie dagegen, zur internen Kommunikation/Aufgabenabwicklung das neue Aufgabenmanagement (Schreiners Büro 5.00 ab November 2023) zu nutzen?

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

wernerheer

12.01.2024,
12:19 Uhr

@ H.Dinklage

Papierlose Auftragsakte

Hallo Herr Dinklage,
es ist nicht immer einfach in ein paar Sätzen zu antworten.

Grundsätzlich könnte man Servicearbeiten beim Kunden schon über SB papierlos abwickeln. Bei der Projektakte geht es uns aber mehr darum, dass alle Informationen die zu einem Auftrag nötig sind allen zugänglich zu machen. Also so eine Art Projektdokumentation. Das heisst es wird der chronologische Ablauf mit allen Informationen, Änderungen, Besprechungen, Probleme usw. aufgeführt. Das versuchen ja Programme wie Craftnote oder MemoMeister abzubilden. Die Informationen können da meist sehr einfach eingefügt werden. Oft genügt ein Bild zu machen, Infos ins Bild zu schreiben oder eine Nachricht zu diktieren. Die Programme sind auf dem Handy installierbar und man benötigt keinen VPN-Tunnel. Das alles passiert in Echtzeit, man muss auch nicht warten bis man wieder im Geschäft ist.

Nicht so gut gelöst finden wir die Aufgabenzuordnung dieser Programme. Deshalb haben wir uns für MeisterTask entschieden. Da können auch (eigene) Aufgabenfilter gesetzt werden, damit einem die Aufgabenflut nicht erschlägt. Das Ganze funktioniert mit drag and drop und die Bilder, PDFs sind als Miniaturansicht schon sichtbar. Das alles erleichtert die Handhabung. Dabei handelt es sich um eine Kanbanansicht. Durch einfaches weiterziehen kann z.B. automatisch der Status geändert werden.

Das alles kann durchaus auch über SB abgewickelt werden. Halt eben für unseren Geschmack nicht so flüssig. Es sind viele clicks nötig, Dateien müssen hochgeladen werden. Werden Sie geändert müssen sie zuerst heruntergeladen, dann wieder neu hochgeladen und neu Verschlagwortet werden. Ggf. muss die alte Datei gelöscht werden. Eine Dateivorschau ist nicht vorhanden. Dafür ist alles beim Kunden. Das schmerzt uns auch bei unserer Lösung. 2 Bearbeitungssysteme ist nicht so gut wie ein System (Vorteil SB).

Auch optisch macht es Spaß. Wir haben z.B. eine Aufgabenkarte "fehlendes Werkstattmaterial". Der Kollege öffnet die Karte, wählt Foto aus, fotografiert den fehlenden Artikel. Er kann, brauch aber nichts dazu zu schreiben, das Foto erklärt meist alles, ansonsten schreibe ich ihm eine Chatnachricht als Rückfrage. Wir sehen was fehlt, ziehen die Karte in die Bestellerfassungsspalte und bei der nächsten Bestellung schieben wir die virtuelle Karte weiter in "bestellt". Das alles sieht der Mitarbeiter und wenn es kommt, fotografiert er den Lieferschein fügt ihn zur Bestellung hinzu und schiebt die Karte weiter "geliefert". Theoretisch ist das alles auch über SB darstellbar, aber eben nicht ganz so smart.

Und für die Aufträge/Projekte versuchen wir einen ähnlichen Fluss hinzubekommen.

Wie gesagt, ist unser Weg. Jeder wie er zurecht kommt.

GR
Werner Heer

H.Dinklage

12.01.2024,
12:54 Uhr

@ wernerheer

Papierlose Auftragsakte

Hallo Herr Heer,

vielen Dank für die ausführlichen Erläuterungen.

Es hat eben immer alles seine Vor- und Nachteile, das muss man individuell abwägen. Jede Software hat ihre Schwerpunkte, eine Gesamtlösung wird nie das Gleiche leisten können wie die einzelnen Spezialprogramme.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

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